اليوم، أصبح العملاء غير صبورين، وقد يكون إجبارهم على الانتظار في طوابير للاتصال بوكيل الخدمة مكلفًا. أنت بحاجة إلى مركز اتصال مخصص لضمان التعامل مع كل استفسار من استفسارات العملاء بسرعة وكفاءة.
في هذه التدوينة، نقدم لك تعريفًا, بمركز الاتصال, وأنواعه وحالات استخدامه والمزيد.
ماهومركزالاتصال؟
مركز الاتصال هو قسم أعمال يتولى التعامل مع اتصالات العملاء فيما يتعلق بخدمة العملاء والدعم الفني ومساعدة المبيعات. ويمكن أن يتم ذلك من خلال قنوات متعددة مثل المكالمات والبريد الإلكتروني والدردشات المباشرة ووسائل التواصل الاجتماعي.
وتشمل مكوناتها الأساسية ما يلي:
» وكلاء الخدمة – إنهم محترفون مدربون يتواصلون مع المستخدمين النهائيين
» البنية التحتية – المبنى أو المساحة التي توفر بيئة مهنية للوكلاء للعمل
» التكنولوجيا – الأجهزة والبرامج التي تساعد الوكلاء على التواصل مع المستخدمين من خلال قنوات مختلفة
» العملاء – هم المستخدمون النهائيون للخدمة/المنتج الذين يتصلون بمركز الاتصال للحصول على الدعم أو المساعدة في المبيعات
تعمل مراكز اتصال العملاء على دمج الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا التي تعمل على تعزيز رضا العملاء ونمو الأعمال.
ومن المثير, للاهتمام أن مراكز الاتصال تدير الاتصالات الداخلية أيضًا. على سبيل المثال، خلية تكنولوجيا المعلومات في منظمة كبيرة تقدم الدعم الفني والخدمات للموظفين.
أنواع مختلفة من مراكزالاتصال
لكل منظمة احتياجات محددة عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع العملاء. لذلك، هناك أنواع مختلفة من حلول مراكز الاتصال.
يمكن تصنيفها على النحو التالي:
» اتجاه الاتصالات – مراكز الاتصال الواردة والصادرة
» قناة الاتصال – مراكز الاتصال متعددة القنوات ومتعددة القنوات
» النشر – مراكز الاتصال المحلية والسحابية
1. مراكز الاتصال الواردة & والصادرة
بناءً على اتجاه بدء الاتصال، يمكن أن يكون مركز الاتصال داخليًا أو خارجيًا أو كليهما.
تتعامل مراكز الاتصال الواردة مع طلبات خدمة العملاء والدعم الواردة. وتُستخدم للإجابة على استفسارات العملاء ومعالجة الطلبات وحجز المواعيد وما إلى ذلك. ومن ناحية أخرى، يبدأ الوكلاء الاتصال بالعملاء في مركز الاتصال الصادر. ويُستخدم بشكل أساسي لجمع ملاحظات ما بعد البيع، والبيع الإضافي، والبيع المتبادل، وأنشطة توليد العملاء المحتملين.
2. مراكز الاتصال متعددة القنوات & والقنوات المتعددة.
اعتمادًا على قنوات الاتصال، يمكن أن يكون مركز الاتصال متعدد القنوات أو متعدد القنوات.
في مركز الاتصال متعدد القنوات، تُستخدم قنوات اتصال مختلفة للتواصل مع العملاء. وقد تشمل هذه القنوات المكالمات والرسائل والدردشة عبر الإنترنت والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك. ويمكن للعملاء التفاعل مع مركز الاتصال من خلال أي من هذه القنوات. ومع ذلك، فهي تعمل في صوامع – مما يعني أنه لا يمكن للتفاعل أن ينتقل بين قناة وأخرى.
من ناحية أخرى، توفر مراكز الاتصال متعددة القنوات تفاعلات سلسة عبر القنوات. يمكن للوكلاء الوصول إلى جميع تفاعلات العميل والتعامل معها من خلال واجهة واحدة. علاوة على ذلك، يمكن للعملاء أيضًا التبديل بسلاسة بين القنوات.
3. مراكز الاتصال المحلية والسحابية
يمكن أن تكون مراكز الاتصال محلية أو قائمة على السحابة بناءً على نشر البرنامج.
في مراكز الاتصال المحلية، يتم استضافة البرنامج على الخوادم داخل البنية التحتية المادية للشركة. لذلك، يتطلب الأمر من الشركات أن يكون لديها مساحة مخصصة وخادم وفريق تكنولوجيا معلومات للصيانة المنتظمة.
في مراكز الاتصال السحابية، يتم تثبيت البرنامج على خادم بعيد يقدمه بائع البرنامج. ويمكن الوصول إليه من أي مكان عبر بوابة من أي متصفح ويب. وبالتالي، فهو لا يتطلب أي استثمارات أولية، أو مساحة مادية، أو طاقم تكنولوجيا المعلومات للصيانة. ويُعرف أيضًا باسم مركز الاتصال الافتراضي.
توفر مراكز الاتصال المحلية مزيدًا من التحكم في البيانات وأمانها. وبالتالي، فهي مفيدة للمؤسسات التي تتعامل مع معلومات العملاء الحساسة، مثل البنوك. ومع ذلك، فهي تتطلب استثمارًا أوليًا كبيرًا. من ناحية أخرى، يسهل إعداد مراكز الاتصال السحابية، وهي صديقة للميزانية، وقابلة للتطوير، وتوفر المزيد من المرونة للوكلاء للعمل من أي مكان.
ماهي حالات استخدام مراكز الاتصال؟
تُستخدم مراكز الاتصال بشكل عام لتقديم خدمات الدعم للعملاء الحاليين. ولكن هذه ليست الحالة الوحيدة للاستخدام. يمكن للشركات تنفيذ مراكز الاتصال لأغراض أخرى أيضًا.
وفيما يلي حالات الاستخدام الرئيسية لمراكز الاتصال:
← خدمة العملاء
هذا هو حالة الاستخدام الأكثر شيوعًا – يمكن للشركات إنشاء مركز اتصال للتعامل مع استفسارات العملاء وشكاواهم.
يساعد مركز الاتصال المخصص لخدمة العملاء الشركات على تقديم تجارب أفضل لعملائها. يمكن لوكلاء الخدمة الحصول على معلومات كاملة عن العميل من خلال إدارة علاقات العملاء، وبالتالي يمكنهم المساعدة بشكل أفضل من خلال تقديم خدمة مخصصة.
علاوة على ذلك، يمكنهم الاستفادة من التقنيات مثل أنظمة IVR وتوجيه المكالمات تلقائيًا للتعامل مع استفسارات العملاء بكفاءة وفي الوقت المناسب.
← المبيعات وتوليد العملاء المحتملين
تستخدم العديد من المؤسسات مراكز الاتصال لإجراء مكالمات خارجية لتسويق منتجاتها أو خدماتها للعملاء المحتملين. كما يمكن للشركات التواصل مع العملاء الحاليين لزيادة مبيعاتها وبيع منتجات أخرى من خلال مركز الاتصال.
تدعم أدوات مركز الاتصال الحديثة أتمتة عمليات توليد العملاء المحتملين، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها وإجراء مكالمات للعملاء المحتملين الواردين.
← الخدمة الذاتية المدعومة بالذكاء الاصطناعي
في هذه الأيام، أصبح الذكاء الاصطناعي التوليدي رائجًا في مجال دعم وخدمة العملاء. كما تقدم مراكز الاتصال الحديثة خيارات الخدمة الذاتية للعملاء باستخدام الذكاء الاصطناعي. وهنا، يتم مساعدة العملاء من خلال الذكاء الاصطناعي لمساعدتهم في طلبهم أو إيجاد حل.
يتضمن أحد الأمثلة روبوت محادثة تفاعلي يتعامل مع الاستفسارات الأساسية باستخدام قاعدة المعرفة. ويمكنه مساعدة العميل في الحصول على إجابات للأسئلة العامة دون الاتصال بفريق دعم العملاء.
← مركز المساعدة لدعم تكنولوجيا المعلومات الداخلي
تستطيع المؤسسات الكبيرة توظيف مركز اتصال لخدمة المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات لمساعدة الموظفين على التعامل مع المشكلات والصعوبات الفنية. ويمكن لمركز المساعدة الداخلي أن يساعد الفريق على البقاء منتجًا من خلال التعامل مع المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها بكفاءة.
الميزات الرئيسية لمركز الاتصال
يجب أن يتمتع مركز الاتصال الخاص بك بالميزات الرئيسية التالية لإدارة التفاعلات بكفاءة:
1. نظام توزيع/توجيه المكالمات المتقدم
يُعرف أيضًا بنظام ACD، ويساعد في توجيه المكالمات الواردة إلى وكيل مناسب وتوفير الوقت الذي يقضيه العملاء في الانتظار في الطوابير. ويضمن التعامل مع الاستفسارات من قبل الوكلاء المناسبين، مما يعزز معدلات الحل.
2. تكامل روبوت المحادثة
لتقديم دعم فوري للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، يجب أن يوفر مركز الاتصال خيار الدردشة المباشرة. ويساعد ذلك العملاء على الحصول على إجابات فورية للاستفسارات الشائعة، كما يساعدهم على تقديم طلب دعم خلال ساعات غير العمل.
3. تكامل إدارة علاقات العملاء
هذه ميزة ضرورية لمركز الاتصال — يجب أن تتكامل مع أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) لمساعدة الوكلاء على الوصول إلى معلومات العملاء. سيمكنهم هذا من تقديم خدمة أفضل وأكثر تخصيصًا للعملاء بناءً على تفاعلاتهم السابقة.
من ناحية أخرى، تعمل إدارة خدمة العملاء (CSM) على جمع العملاء وموظفي المكتب معًا لحل المشكلات المعقدة. وهي تفعل ذلك من خلال تفكيك الصوامع من خلال دمج بيانات العملاء في منصة واحدة.
4. تحليلات تجربة العملاء والمحادثة
تساعدك تحليلات تجربة العملاء على تحليل تفاعلات العملاء وأداء الوكيل لتحسين خدمتك. وهي تستخدم تحليل المشاعر والتعرف على الكلام وتحليل الاتجاهات ودرجة جهد العملاء لتقديم رؤى حول مدى رضا العملاء.
5. التكامل متعدد القنوات
يمكن للعملاء التفاعل مع العلامات التجارية عبر أي قناة يريدونها للحصول على الدعم. على سبيل المثال، من خلال البريد الإلكتروني والدردشة وتعليقات وسائل التواصل الاجتماعي والهاتف والدردشة المباشرة والبريد الإلكتروني. لذلك، يجب أن يتكامل برنامج مركز الاتصال بشكل جيد مع القنوات المتعددة لتوجيه هذه التفاعلات إلى الأقسام ذات الصلة.
فوائد مركز الاتصال
تستطيع المؤسسات استخدام مراكز الاتصال لتبسيط الاتصالات مع العملاء. ويمكن أن يعود هذا بفوائد تجارية بعدة طرق. وفيما يلي الفوائد الرئيسية لمراكز الاتصال:
(i) تحسين خدمة العملاء
تساعد مراكز الاتصال في تقديم خدمة عملاء سريعة ومرضية من خلال قنوات متعددة. علاوة على ذلك، يمكن للوكلاء استخدام بيانات إدارة علاقات العملاء لتقديم خدمة أكثر تخصيصًا للعملاء. كل هذا يؤدي إلى تجربة خدمة أفضل وصورة إيجابية للعلامة التجارية.
(ii) زيادة المبيعات
توفر مراكز الاتصال رؤية شاملة لرحلة العميل إلى الوكلاء. وهذا يفتح فرصة مبيعات جيدة – يمكن للوكلاء بيع منتجات إضافية وبيع منتجات متقاطعة للعملاء من خلال النظر في مشترياتهم واستفساراتهم السابقة.
علاوة على ذلك، يمكن للشركات التخطيط لحملات خارجية مثل الاتصال البارد لتوليد عملاء جدد وزيادة المبيعات.
(iii) جمع رؤى العملاء
من خلال مراكز الاتصال، يمكنك معرفة كيفية إدراك العملاء لشركتك. يمكنك الحصول على رؤى حول توقعات العملاء وسلوكهم. يمكنك أيضًا إنشاء نظام ملاحظات تفاعلي عبر القنوات لجمع البيانات لاتخاذ قرارات تجارية استراتيجية.
(iv) تحسين الكفاءة
تعمل منصات مراكز الاتصال على توحيد تفاعلات العملاء، مما يتيح التعاون الفعال بين الوكلاء. من خلال دمج الاستفسارات والحلول في مركز واحد، يمكن للوكلاء الوصول إلى نظام موحد لحل المشكلات بكفاءة. يؤدي ذلك إلى بناء فريق أفضل، وتحسين جودة الخدمة، ودعم العملاء بشكل متسق ودقيق عبر القنوات.
النقاط الرئيسية
بالنسبة للعديد من الشركات، يعد مركز الاتصال نقطة الاتصال الوحيدة للعملاء. لذلك، من الضروري تحسينه بالكامل لتقديم أفضل تجربة. ومن المهم بنفس القدر اختيار النوع المناسب من مركز الاتصال مع الميزات المطلوبة وفقًا لشركتك.
أحد الخيارات الجيدة التي يمكنك التفكير فيها هو مركز اتصال قائم على السحابة مع إمكانيات متعددة القنوات. على سبيل المثال، يعد Ameyo من Exotel حلاً شاملاً للتواصل مع العملاء يعمل على تبسيط التفاعلات عبر القنوات. كما يتكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء وتطبيقات المراسلة وما إلى ذلك لتقديم تجربة متعددة القنوات. حدد موعدًا لعرض توضيحي اليوم لمعرفة المزيد.